Guía Informativa para Empleados Administrativos y Profesores sobre los Procedimientos ante el COVID-19

Propósito

En la Universidad del Sagrado Corazón (“Sagrado”) promovemos un ambiente libre de riesgos para la salud. Estamos comprometidos con el bienestar de la comunidad universitaria y del público en general, protegiendo la salud y la seguridad con protocolos y prácticas establecidas para identificar y responder rápidamente a enfermedades potencialmente peligrosas.

Conscientes de los acontecimientos recientes, estamos monitoreando de cerca los desarrollos en torno al coronavirus (COVID-19) y nos mantenemos informados con los avisos y las directrices que emiten los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Organización Mundial de la Salud (OMS) y el Departamento de Salud de Puerto Rico. 

Hemos publicado una página con información general sobre el COVID-19 que está accesible en la página web www.sagrado.edu/coronavirus/. Esta página se actualizará periódicamente según surjan nuevas informaciones, por lo que exhortamos a los empleados administrativos y profesores a visitar la misma regularmente. 

En el portal mi.sagrado.edu encontrarán las guías informativas sobre procedimientos ante el COVID-19.  Hay una guía para todos los estudiantes, y la presente que aplica a los empleados administrativos y profesores. Para preguntas sobre:

• Guía Informativa para Empleados Administrativos y Profesores sobre los Procedimientos ante el COVID-19, deben comunicarse con la Oficina de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. 
• Guía Informativa para los Estudiantes sobre Procedimientos ante COVID-19, deben comunicarse con el Decanato de Asuntos Estudiantiles.

Aplicabilidad

Esta guía informativa es para todos los empleados administrativos y los profesores a tiempo completo y a tiempo parcial.

Guía Informativa

Esta guía contiene las siguientes secciones:

Guía para empleados administrativos y profesores con posibles síntomas de una enfermedad respiratoria aguda

1. Si un empleado administrativo o profesor tiene posibles síntomas de una enfermedad respiratoria aguda, deberá permanecer en su hogar y notificar de inmediato a su supervisor. 
2. Si un empleado administrativo o profesor parece tener síntomas agudos de una enfermedad respiratoria mientras está en la Universidad, debe separarse de otros empleados y estudiantes, regresar a su hogar y notificar de inmediato a su supervisor. 
3. Si el empleado administrativo o profesor vive en el hogar con un familiar que exhibe posibles síntomas de una enfermedad respiratoria aguda, debe permanecer en su hogar y notificar de inmediato a su supervisor. 
4. El empleado administrativo o profesor, antes de regresar al área de trabajo, tiene que visitar la Oficina de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos (“DORH”) y entregar un certificado médico que indique que puede regresar a su área de trabajo.  También lo puede enviar por correo electrónico a marta.melendez@sagrado.edu.Si el empleado administrativo o profesor vive en el hogar con un familiar que exhibe posibles síntomas de una enfermedad respiratoria aguda, debe permanecer en su hogar y notificar de inmediato a su supervisor. 

II. Guía para empleados administrativos y profesores que observen a personas con posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda.

1. Si usted observa a un empleado en su área de trabajo con posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda o este manifiesta sentirse con dichos síntomas, proceda a notificarlo de inmediato a su supervisor.
2. Si usted observa a un empleado que no es de su área de trabajo con posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda, o este le manifiesta sentirse con dichos síntomas, proceda a notificarlo de inmediato al supervisor del empleado o, en su defecto, a la oficina de DORH.
3. Si usted observa a un estudiante con posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda o este le manifiesta sentirse con dichos síntomas, proceda a notificarlo de inmediato a su supervisor o, en su defecto, al Decanato de Asuntos Estudiantiles.
4. Si usted observa a un consultor, contratista o visitante con los síntomas antes mencionados o este le manifiesta sentirse con dichos síntomas, proceda a notificarlo de inmediato a su supervisor o, en su defecto, a la oficina de DORH.
5. Si usted observa a un visitante con los síntomas antes mencionados o este le manifiesta sentirse con dichos síntomas, trate de que el contacto con la persona sea el mínimo necesario y proceda a notificarlo de inmediato a su supervisor o, en su defecto, a la oficina de DORH.

III. Guía para los supervisores

Los CDC, en conjunto con el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, han desarrollado una guía provisional para ayudar a los empleadores en los esfuerzos de la prevención de enfermedades respiratorias agudas, incluido COVID-19, en el lugar de trabajo. La Guía Provisional para Empresas y Empleadores para Planificar y Responder a la Enfermedad por (COVID-19) se fundamenta en lo que se sabe actualmente sobre la enfermedad por (COVID-19). Los CDC actualizarán la guía provisional según sea necesario y a medida que se disponga de más información.  Para más información sobre esta guía, pueden acceder 

A. Deberes y responsabilidades de los supervisores con respecto empleados administrativos y profesores

1. Deben promover que los empleados administrativos y profesores que manifiesten posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda permanezcan en sus hogares.
2. Deben estar atentos a los empleados administrativos y profesores que manifiesten posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda. En estos casos, será su responsabilidad solicitar a la persona que se retire de su lugar de trabajo. El supervisor debe notificar a la oficina de DORH. El supervisor indicará al empleado administrativo o profesor que, antes de regresar al área de trabajo, tiene que visitar la oficina de DORH y entregar un certificado médico que certifique que puede regresar a su área de trabajo.  También lo puede enviar por correo electrónico a marta.melendez@sagrado.edu.
3. Evaluar si las funciones del empleado administrativo o profesor que exhibe los síntomas se pueden realizar de manera remota por otros medios y establecer un plan para el desempeño remoto de esas funciones.  Dicho plan debe ser notificado a la oficina de DORH.  En caso de que las funciones no permitan un plan para trabajo remoto, deberá notificar a la oficina de DORH e informar al al empleado administrativo o profesor   que se reporte a trabajar cuando tenga el certificado médico correspondiente.  
4. Para evitar el estigma y el discrimen en el lugar de trabajo, no deben hacer determinaciones de riesgo en función de la raza o el país de origen, y tienen que mantener la confidencialidad de las personas con COVID-19 confirmado.  Tampoco se permitirán bromas, chistes o comentarios inapropiados sobre personas de determinada raza o nacionalidad o sobre personas que exhiban posibles síntomas o estén infectados con COVID-19.
5. Los días que el empleado administrativo se ausente por motivos relacionados a su salud serán cargados a su licencia por enfermedad. 
6. Los días que el empleado administrativo se ausente por motivos relacionados a la salud de un familiar inmediato serán cargados a la licencia de “sick relative”, FMLA o cualquier otra licencia aplicable.
7. En el caso de los profesores, cuando se ausenten por motivos relacionados a su salud, deberán notificar al director de su unidad académica y reponer las horas de clases de acuerdo con la normativa establecida en el Manual de la Facultad y completar el Informe de Reposición de Clases por Motivo de Ausencia.
8. Si el empleado administrativo o profesor estuvo de viaje en algún país que ha sido identificado por los CDC de nivel 2 o superior, el supervisor lo referirá a la oficina de DORH. 
9. Toda información relacionada a la salud de un empleado administrativo o profesor es confidencial. El supervisor no puede divulgar la información con otras personas, excepto con el personal de la oficina de DORH.  
10. Si un supervisor adviene en conocimiento de que un empleado administrativo o profesor dio positivo a la prueba de COVID-19, deberá notificarlo inmediatamente a la oficina de DORH.  

B. Deberes y responsabilidades de los supervisores con respecto a consultores, contratistas,  suplidores o visitantes

Si un supervisor trabaja con contratistas o suplidores en la Universidad, deberá aplicar las siguientes normas al personal del contratista o suplidor.

1. Deben promover que el personal del suplidor o contratista que preste servicios en la Universidad y tenga posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda no sea asignado a prestar servicios en la Universidad. 
2. Deben solicitar al suplidor o contratista que retire a cualquiera de sus empleados que esté prestando servicios en la Universidad y que manifieste posibles síntomas de enfermedad respiratoria aguda.  En caso de hacer tal solicitud, debe notificar a la oficina de DORH. 
3. En caso de personal de un suplidor o contratista que no haya rendido servicios debido a posibles síntomas de una enfermedad respiratoria aguda, el suplidor o contratista debe certificar a la oficina de DORH que recibió un certificado médico indicando que la persona está apta para regresar a sus funciones antes de que tal persona sea asignada a prestar servicios en la Universidad.
4. Para evitar el estigma y el discrimen, no deben hacer determinaciones de riesgo en función de la raza o el país de origen, y tienen que mantener la confidencialidad de las personas con COVID-19 confirmado.  Tampoco se permitirán bromas, chistes o comentarios inapropiados sobre personas de determinada raza o nacionalidad, sobre personas que exhiban posibles síntomas o estén infectados con COVID-19.
5. Si algún personal de un contratista o suplidor asignado a prestar servicios en la Universidad, estuvo de viaje en algún país que ha sido identificado por los CDC de nivel 2 o superior, el suplidor o contratista deberá informar a la Universidad y certificar que esa persona cuenta con la certificación médica necesaria para reportarse a trabajar y prestar servicios.  Tal certificación deberá ser entregada a la oficina de DORH. 

IV. Guía para viajes oficiales de empleados administrativos y profesores

1. Todos los viajes oficiales fuera de Puerto Rico están restringidos y sujetos a estas normas.
2. Los viajes oficiales con estudiantes de bachillerato quedan suspendidos hasta nuevo aviso.
3. Los viajes oficiales de empleados administrativos, profesores, estudiantes graduados o de educación continua a lugares con alertas emitidas por los CDC de nivel 2 o superior quedan cancelados, incluso si ya están en proceso.
4. Los viajes oficiales de empleados administrativos, profesores, estudiantes graduados o de educación continua a lugares sin alerta o con alerta de nivel 1 o a los Estados Unidos, deberán ser previamente autorizados mediante la recomendación favorable de la unidad a cargo y la aprobación de la Presidencia.
5. Los empleados administrativos y profesores que estén actualmente en viajes internacionales oficiales en lugares sin alerta o con alerta de nivel 1, deben estar preparados para regresar si se produce un cambio a nivel 2 o superior emitido por los CDC o si cambian las circunstancias.
6. Los empleados administrativos y profesores que estén actualmente en viajes oficiales en los Estados Unidos deben estar preparados para regresar si se produce un cambio en las circunstancias en el lugar del su viaje oficial.
7. Las decisiones de suspender un programa y las instrucciones sobre los próximos pasos a seguir se comunicarán directamente a los empleados administrativos y profesores.
8. En el caso de que algún empleado administrativo o profesor que esté participando en un viaje oficial fuera de Puerto Rico le surja una condición de salud crónica y esté inmunocomprometido, debe comunicarse con la oficina de DORH para evaluar la mejor forma de manejar la situación.

V. Integridad y cumplimiento

El funcionamiento efectivo de las medidas de prevención y manejo de emergencia depende de la colaboración de todos los integrantes de la comunidad universitaria.   Cada persona es responsable de seguir las normas y procedimientos de forma prudente y de ofrecer información confiable para que la Universidad pueda responder efectivamente y asignar los recursos necesarios para beneficio de todos.  Cualquier persona que ofrezca información falsa o abuse de los procedimientos anunciados, podría ser responsable bajo las políticas y normas de conducta de la Universidad.  En caso de dudas o preguntas con respecto a la aplicación de esta guía puede comunicarse con la oficina de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos llamandoal (787) 728-1515, ext. 1525 o escribiendo a marilyn.figueroa@sagrado.edu o nardelis.soto@sagrado.edu.

VI. Registro de casos de empleados administrativos, profesores, consultores, contratistas, suplidores y visitantes

Sagrado mantendrá un registro de casos de los empleados administrativos, profesores, consultores, contratistas, suplidores y visitantes en la oficina de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos. Dicho registro se mantendrá y se manejará en estricta confidencialidad y se utilizará para tomar las acciones que correspondan, tanto a nivel individual como institucional. La información de casos registrados con confirmación de diagnóstico relacionado podría ser compartido con las agencias de salud correspondientes, a tenor con las normas impuestas por los CDC o por el estado. 

VII. Consultas sobre esta Guía

Las consultas sobre el alcance y la interpretación de esta Guía deben dirigirse a la oficina de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos llamando al (787) 728-1515, ext. 1525 o escribiendo a marilyn.figueroa@sagrado.edu o nardelis.soto@sagrado.edu.

Guía Informativa para los Empleados Administrativos y Profesores sobre los Procedimientos ante el COVID-19 (Efectivo: 2020.03.11)